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行政秘書崗崗位職責
崗位名稱 | 行政秘書 | 所在部門 | XXXX | ||||
直接上級 | XXXX主管 | 直接下級 | 無 | ||||
所轄人員 | 無 | ||||||
本職：XX計劃、總結、預算、會務活動保障、考勤、固定資產等行政事務處理 | |||||||
直接職責與工作任務：分院計劃總結的匯總、起草 | |||||||
職 責 一 | 職責表述：年度計劃總結的匯總、起草 | 工作時間百分比：20% | |||||
工 作 任 務 | 向XX各部門轉發XX年度計劃、總結通知文件，安排各部門起草部門年度計劃、總結 | ||||||
收集、匯總各部門年度計劃、總結，并對信息進行分析、過濾 | |||||||
學習、領會XX年度工作要點，提煉出與XX相關的要點 | |||||||
根據XX年度要點、各部門計劃總結起草XX年度計劃總結 | |||||||
XX年度計劃、總結提交XX領導審核 | |||||||
召集各部門負責人會議，對XX計劃總結進行討論 | |||||||
根據XX領導意見和各部門意見對計劃總結進行修訂 | |||||||
向XX績效委員會提交XX計劃、總結 | |||||||
職 責 二 | 職責表述：XX年度預算的匯總、起草 | 工作時間百分比：15% | |||||
工 作 任 務 | 學習、領會XX年度預算編制通知文件，掌握預算編制的規則 | ||||||
安排各部門編制本部門預算計劃 | |||||||
對各部門預算計劃信息進行分析、過濾 | |||||||
起草XX年度預算計劃 | |||||||
XX年度預算計劃提交XX領導審核 | |||||||
召開各部門負責人會議，對XX預算計劃進行討論 | |||||||
根據XX領導意見和各部門意見對預算計劃進行修訂 | |||||||
向XX財務處提交分院預算計劃 | |||||||
XX預算委員會審核通過的預算計劃導入預算系統 | |||||||
職 責 三 | 職責表述：XX半年績效指標執行情況總結 | 工作時間百分比：10% | |||||
工作 任務 | 按照XX績效委員會要求，安排各部門完成半年績效執行情況總結 | ||||||
匯總各部門半年績效執行情況總結，起草XX半年績效執行情況總結 | |||||||
XX半年績效執行情況報告提交XX領導審核 | |||||||
根據XX領導意見修訂半年績效執行情況報告 | |||||||
根據XX績效情況填寫績效調整審批表，并提交XX領導審批 | |||||||
向XX績效委員會提交XX半年績效執行情況報告及績效調整審批表 | |||||||
職 責 四 | 職責表述：分院周計劃、總結的匯總、提交、反饋 | 工作時間百分比：5% | |||||
工作 任務 | 督促各部門按時完成部門周計劃、總結 | ||||||
匯總各部門周計劃、總結，形成分院周計劃、總結 | |||||||
向XX領導、各部門負責人提交XX周計劃、總結 | |||||||
針對周計劃、總結存在的問題進行反饋，并提出改進意見 | |||||||
職 責 五 | 職責表述：財務管理 | 工作時間百分比：10% | |||||
工作 任務 | 編制財務應知應會手冊 | ||||||
XX重大活動、會議經費保障 | |||||||
部門兼職財務人員培訓，業務指導，難點問題處理 | |||||||
借款、報銷票據審核 | |||||||
財務票據與財務處的對接處理 | |||||||
XX預算執行情況報告撰寫，為XX領導經費投向決策提供服務 | |||||||
根據預算執行情況調整預算項目 | |||||||
職 責 六 | 職責表述：重大活動、會務保障 | 工作時間百分比：10% | |||||
工作 任務 | 會議場地、投影音響設備保障申請 | ||||||
會議臺簽、會議茶點、會場布置的安排落實 | |||||||
會議視頻、錄音筆、翻頁筆、筆記本電腦的準備 | |||||||
設備提前測試 | |||||||
會議、活動現場保障 | |||||||
職 責 七 | 職責表述：行政事務信息處理 | 工作時間百分比：10% | |||||
工作 任務 | XX職能處室會議、活動等通知信息分流處理 | ||||||
XX職能處室需要報表、信息、資料的搜集、整理、提交 | |||||||
XX相關活動、會議安排、通知 | |||||||
XX相關報告、申請、文件的起草 | |||||||
相關文件的歸檔、處理 | |||||||
XX考勤（簽到表、月度考勤表）填寫、提交 | |||||||
XX培訓月報表的填寫上交 | |||||||
職 責 八 | 職責表述：檔案管理 | 工作時間百分比：10% | |||||
工作 任務 | XX檔案管理手冊的編制 | ||||||
XX兼職檔案員的培訓、業務指導 | |||||||
XX年度檔案的收集、整理、歸檔、移交、系統錄入 | |||||||
職 責 九 | 職責表述：固定資產 | 工作時間百分比：5% | |||||
工作 任務 | XX固定資產的盤點 | ||||||
XX固定資產日常維護報修 | |||||||
辦公用品的領發 | |||||||
職 責 十 | 職責表述：其他 | 工作時間百分比：5% | |||||
工作 任務 | XX領導交辦的臨時性工作任務 | ||||||
工作協作關系： | |||||||
內部協調關系 | XX領導、各部門之間關系協調 | ||||||
外部協調關系 | 院辦、財務處、檔案室、人事處、資產中心、車隊、信息部、維修中心、后勤集團等 | ||||||
任職資格： | |||||||
教育水平 | 本科以上 | ||||||
專業要求 | XXX專業優先 | ||||||
工作經驗 | 12個月以上 | ||||||
知識要求 | 寫作知識、辦公軟件應用知識、辦公室管理知識、溝通協調知識等 | ||||||
能力要求 | 具有較強的溝通協調能力，具有較強的文字處理能力，能夠熟練操作辦公軟件 | ||||||
所需培訓 | 溝通協調能力、寫作能力、組織管理能力培訓 | ||||||
生理特征 | 無特殊要求 | ||||||
工作特點： | |||||||
工作場所 | 室內 | ||||||
工作方式 | 以坐為主 | ||||||
工作時間特征 | 經常需要加班（平均每周8小時以上） | ||||||
工作環境 | 不注意可能造成人體輕度傷害 | ||||||
體力/精力 消耗 | 體力消耗 | 不需要消耗特別的體力 | |||||
精力集中 | 一般在工作時間內必須高度集中精力，從事高強度腦力勞動 | ||||||
工作壓力 | 經常地迅速做出決定，任務多樣化，工作時間很緊張，或工作流動性很強難得坐下來安靜處理問題 | ||||||
工作緊張程度 | 工作的節奏、時限自己無法控制，明顯感到工作緊張 | ||||||
勞動保護 | 無 | ||||||
使用工具/ 設備 | 電腦 | ||||||
所需記錄文檔 | 會議紀要、錄音、錄像、攝影資料 | ||||||
