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今天談一談會務(wù)工作的內(nèi)容和特點。
所謂會務(wù)工作，主要是服務(wù)會議的各項事務(wù)型工作的統(tǒng)稱，這里面包括會議的申請報批、組織協(xié)調(diào)、會議材料、會議通知、人員安排、會場布置、食宿保障服務(wù)等。
會務(wù)工作的特點是服務(wù)性和時效性都很強，是一項非常周密、細致而又高效的任務(wù)，必須精益求精，確保萬無一失。
一般說來，一個單位內(nèi)部的小型會議在組織上相對比較簡單，基本上準備好會議議程和討論材料，擺好桌簽、備好水就差不多了。但是一個大型會議的會務(wù)工作就比這些要遠為復(fù)雜了，基本上要調(diào)動多個部門的力量，籌備很長時間才能確保到最后一刻不出紕漏。
這里，我就以十幾年前我牽頭籌辦的一次全國系統(tǒng)內(nèi)會議為例，說說辦會工作的主要內(nèi)容。
第一步，先要向市委上報辦會計劃。由于我們單位要承辦全國性系統(tǒng)內(nèi)會議，與會領(lǐng)導(dǎo)層次較高，規(guī)模又很大，所以要在年初就向市委打報告申請，經(jīng)市委主要領(lǐng)導(dǎo)同意后再向市財政局申請專項經(jīng)費，那時候還沒有八項規(guī)定，會議接待餐飲還要包括酒水，會議期間還要安排參觀游覽，同時還要給參會人員贈送紀念品，所以投入不菲，如果沒有財政專項經(jīng)費是根本無力承辦的。計劃中還包括擬請市領(lǐng)導(dǎo)出席致辭等相關(guān)內(nèi)容，這些都要提前安排妥當。
第二步，成立會議籌備機構(gòu)。由于我們單位人手有限，所以所有人都是籌備機關(guān)成員，大家各司其職，由我做總牽頭，幾位副職帶著分管處室提前幾個月就開始準備。
第三步，向?qū)诘闹醒霗C關(guān)上報會議方案，包括會議時間、地點、議程、擬邀請各地會議代表名額，以及希望中央機關(guān)派哪位首長參加，等等。
第四步，與有關(guān)部門和區(qū)市聯(lián)系，爭取各方面對會議給予支持。比如，提前確定會場、會議代表食宿地點和接待標準、參觀游覽線路及車輛，等等。
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