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今天談一談會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容和特點(diǎn)。
所謂會(huì)務(wù)工作，主要是服務(wù)會(huì)議的各項(xiàng)事務(wù)型工作的統(tǒng)稱，這里面包括會(huì)議的申請(qǐng)報(bào)批、組織協(xié)調(diào)、會(huì)議材料、會(huì)議通知、人員安排、會(huì)場(chǎng)布置、食宿保障服務(wù)等。
會(huì)務(wù)工作的特點(diǎn)是服務(wù)性和時(shí)效性都很強(qiáng)，是一項(xiàng)非常周密、細(xì)致而又高效的任務(wù)，必須精益求精，確保萬(wàn)無(wú)一失。
一般說(shuō)來(lái)，一個(gè)單位內(nèi)部的小型會(huì)議在組織上相對(duì)比較簡(jiǎn)單，基本上準(zhǔn)備好會(huì)議議程和討論材料，擺好桌簽、備好水就差不多了。但是一個(gè)大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作就比這些要遠(yuǎn)為復(fù)雜了，基本上要調(diào)動(dòng)多個(gè)部門的力量，籌備很長(zhǎng)時(shí)間才能確保到最后一刻不出紕漏。
這里，我就以十幾年前我牽頭籌辦的一次全國(guó)系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議為例，說(shuō)說(shuō)辦會(huì)工作的主要內(nèi)容。
第一步，先要向市委上報(bào)辦會(huì)計(jì)劃。由于我們單位要承辦全國(guó)性系統(tǒng)內(nèi)會(huì)議，與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)層次較高，規(guī)模又很大，所以要在年初就向市委打報(bào)告申請(qǐng)，經(jīng)市委主要領(lǐng)導(dǎo)同意后再向市財(cái)政局申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，那時(shí)候還沒(méi)有八項(xiàng)規(guī)定，會(huì)議接待餐飲還要包括酒水，會(huì)議期間還要安排參觀游覽，同時(shí)還要給參會(huì)人員贈(zèng)送紀(jì)念品，所以投入不菲，如果沒(méi)有財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)是根本無(wú)力承辦的。計(jì)劃中還包括擬請(qǐng)市領(lǐng)導(dǎo)出席致辭等相關(guān)內(nèi)容，這些都要提前安排妥當(dāng)。
第二步，成立會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)。由于我們單位人手有限，所以所有人都是籌備機(jī)關(guān)成員，大家各司其職，由我做總牽頭，幾位副職帶著分管處室提前幾個(gè)月就開(kāi)始準(zhǔn)備。
第三步，向?qū)诘闹醒霗C(jī)關(guān)上報(bào)會(huì)議方案，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、擬邀請(qǐng)各地會(huì)議代表名額，以及希望中央機(jī)關(guān)派哪位首長(zhǎng)參加，等等。
第四步，與有關(guān)部門和區(qū)市聯(lián)系，爭(zhēng)取各方面對(duì)會(huì)議給予支持。比如，提前確定會(huì)場(chǎng)、會(huì)議代表食宿地點(diǎn)和接待標(biāo)準(zhǔn)、參觀游覽線路及車輛，等等。
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