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一場優質高效的視頻會議，不僅有效減少人員聚集，降低會議成本，更能切實提高工作效率。開好分會場視頻會議，以下細節不可忽視：
01明確傳輸信號
視頻會議一般有指定的傳輸信號種類，作為統籌分會場的經辦人必須向相關部門了解清楚，同一時間是否有其他上級部門召開視頻會議，采用該種信號進行傳輸。
如果有兩個或多個會議在同一時間用同一種信號召開視頻會議，則應立即與上級部門聯系，由上級部門協調并明確是否更改傳輸信號。
02了解議程和時長
為提前做好會議準備，經辦人要主動與上級部門聯系，了解會議議程，弄清楚是否需要分會場參會領導發言。確需發言的，經辦人要提前向上級部門了解發言主題、時限、著裝等要求，據此通知相關人員準備材料。
會議通知上一般只注明會議開始時間，但領導經常要安排多項工作，參加多項會議，有時上級部門的視頻會議結束后，領導會接著召開本級的視頻會議，部署相關工作。
為合理安排工作時間，經辦人要事先與上級主辦部門聯系，提前了解該視頻會議時長，并據此做好相應安排。
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