一位優(yōu)秀辦公室主任的7種武器
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協(xié)調(diào)作為處理關(guān)系、緩解矛盾的一種手段，既是一門(mén)學(xué)問(wèn)，更是辦公室主任必備的工作藝術(shù)。辦公室日常工作中誘發(fā)矛盾的因素很多，矛盾的形式及解決的方法也多種多樣，這就要求辦公室主任在協(xié)調(diào)過(guò)程中必須因人、因事、因時(shí)而異。對(duì)于類(lèi)似召開(kāi)大型會(huì)議、迎接上級(jí)檢查、等大事，通常情況下可采取會(huì)議協(xié)調(diào)、制度協(xié)調(diào)、計(jì)劃協(xié)調(diào)等方式，以形成抓落實(shí)的合力。比如：上級(jí)要考核黨委班子，如果分工組織部門(mén)牽頭協(xié)調(diào)，就要在弄清有關(guān)事宜的基礎(chǔ)上，建議領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，作出分工，明確職責(zé)，形成齊抓共管的局面。對(duì)前期需要協(xié)調(diào)的工作，如撰寫(xiě)匯報(bào)材料、擬定考核方案以及各種保障等，要通過(guò)整體謀劃和多方溝通，實(shí)現(xiàn)上下聯(lián)動(dòng)和工作“對(duì)接”，實(shí)現(xiàn)整體行動(dòng)的高效、一致、和諧。急事的顯著特征是突發(fā)性和時(shí)效性強(qiáng)，要求處置果斷、快速、準(zhǔn)確、穩(wěn)妥。首先要因事而宜。對(duì)一突發(fā)事件，必要時(shí)可“特事特辦”，如果“火燒眉毛”還按部就班，就可能誤事，錯(cuò)過(guò)最佳處理時(shí)機(jī)，這也是一種失職。其次要盡力而為。遇到上級(jí)要求高而急、正常程序下無(wú)法完成的工作，要因時(shí)而宜，加倍努力，竭力完成絕不能因事急而敷衍，不講質(zhì)量。再次要講求方法。對(duì)上級(jí)規(guī)定時(shí)限內(nèi)無(wú)法完成工作，要積極與其聯(lián)系，冷靜客觀地反映情況，尋求解決問(wèn)題的最佳途徑，不可情緒激動(dòng)和頂撞，把關(guān)系鬧僵。另外，還要積極贏得領(lǐng)導(dǎo)的支持，借助領(lǐng)導(dǎo)的力量進(jìn)行協(xié)調(diào)，但要注意及時(shí)把協(xié)調(diào)的內(nèi)容、意向、目的說(shuō)清楚。工作中，常常會(huì)遇到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某一問(wèn)題意見(jiàn)不一致的情況，辦公室主任協(xié)調(diào)時(shí)常用的辦法有：一要搞好超前預(yù)案。想在領(lǐng)導(dǎo)之前把情況搞清，把方案、會(huì)議準(zhǔn)備充分，盡量把各種因素，包括可能出現(xiàn)的不同意見(jiàn)及如何解釋都考慮進(jìn)去，以扎實(shí)的工作、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)的統(tǒng)一。二要搞好雙向協(xié)調(diào)。結(jié)合時(shí)間先后、職務(wù)高低、職責(zé)分工等因素，積極做好溝通工作，把領(lǐng)導(dǎo)間的不同意見(jiàn)雙向轉(zhuǎn)達(dá)、傳遞，使領(lǐng)導(dǎo)了解對(duì)方的想法，求得理解和支持，尋求意見(jiàn)一致。但要切忌兩面討好，利用領(lǐng)導(dǎo)，做有損團(tuán)結(jié)和工作的事。三要搞好“冷處理”。對(duì)時(shí)間要求并不很急的事，不妨適當(dāng)放一放，醞釀一段時(shí)間再議。但這既需要協(xié)調(diào)者具有承擔(dān)責(zé)任的膽識(shí)，更要有良好的處事應(yīng)變能力。常言道：“你敬我一尺，我敬你一丈”。凡事你禮貌在先，即使不好協(xié)調(diào)的事情，別人也會(huì)甘當(dāng)指路人，從而贏得尊重和支持。平時(shí)，不管對(duì)上、對(duì)下還是同事之間，都要建立起融洽信任的關(guān)系，保持“禮尚往來(lái)”，說(shuō)話辦事注意分寸和場(chǎng)合，重小節(jié)，不做傷害感情的事。同時(shí)，要學(xué)會(huì)容言、容人、容事，加強(qiáng)主動(dòng)協(xié)調(diào)，增進(jìn)溝通，努力使自己得意時(shí)有人舉杯，失意時(shí)有人開(kāi)導(dǎo)，發(fā)生失誤有人幫，出現(xiàn)漏洞有人補(bǔ)。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，瑣事繁事較多，如果想事辦事粗疏，不僅影響工作落實(shí)質(zhì)量，還會(huì)帶來(lái)負(fù)面效應(yīng)。一位主任陪一位新到任領(lǐng)導(dǎo)下基層，其他各方面都進(jìn)行了認(rèn)真協(xié)調(diào)準(zhǔn)備，惟獨(dú)沒(méi)有了解出行路線，帶車(chē)行進(jìn)過(guò)程中，憑想當(dāng)然選路，結(jié)果陷入“迷魂陣”。可見(jiàn)，在辦事過(guò)程中，一定要仔細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)，盡可能把各方面的情況都摸細(xì)搞準(zhǔn)，把方案作周全，使每個(gè)環(huán)節(jié)都不出疏漏。工作中，有些事情在業(yè)務(wù)和職責(zé)范圍之內(nèi)，有些則不然。特別是領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)交辦的一些涉及原則的事情，辦與不辦，往往使有的同志感到手足無(wú)措，不好把握。對(duì)待這種特殊事情，既不能完全應(yīng)承，也不能一口回絕，可取的方法是認(rèn)真思考一下，如果屬于違犯政策規(guī)定的事情，應(yīng)委婉地提醒領(lǐng)導(dǎo)，不可隨心所欲，更不能投其所好，千萬(wàn)不要做影響領(lǐng)導(dǎo)形象甚至使其犯錯(cuò)誤的事。如果領(lǐng)導(dǎo)一時(shí)不理解，甚至有看法，也應(yīng)剛直不阿，堅(jiān)持原則。有人把家庭比作事業(yè)的港灣，說(shuō)家庭和諧，可以使人在事業(yè)的奔忙中得以休養(yǎng)生息，養(yǎng)精蓄銳；家庭不和諧，就會(huì)成為事業(yè)的累贅，影響精力的投入、才智的發(fā)揮和事業(yè)的成就。辦公室主任加班加點(diǎn)較多，特別是夫妻兩地分居的同志，家庭需要幫助的時(shí)候往往難以助一臂之力，因此，處理好家事、親情與工作、事業(yè)的關(guān)系，是一個(gè)需要認(rèn)真對(duì)待的問(wèn)題。辦公室主任身份特殊、工作重要，但并不是說(shuō)事業(yè)成功非要以犧牲家庭幸福為代價(jià)，這就要求我們積極尋求二者的結(jié)合點(diǎn)，既不能不管家庭只干工作，也不能只顧“小家”誤了“大家”，在集中心思和精力用于工作、學(xué)習(xí)的同時(shí)，也要對(duì)家人多一份關(guān)愛(ài)，多一份理解，多一份責(zé)任。
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