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做好辦公室工作的必要條件
1.要有靈敏的信息渠道。要搞好辦公室工作，必須有靈敏的信息渠道和能深入實際的調(diào)研部門，能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面、及時、準確的信息。一是要加強信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，形成一個完整的信息體系。二是加強辦公室內(nèi)部的調(diào)研部門，配備、充實調(diào)研力量，并組織調(diào)研工作人員經(jīng)常深入實際調(diào)查研究，主動抓信息，掌握第一手材料。三是對信息傳遞手段和機關(guān)辦公手段加以改進更新，擺脫傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式，逐步使信息手段現(xiàn)代化。?
2.要有精干高效的辦事機構(gòu)和規(guī)范化、制度化、科學化的工作程序。要從領(lǐng)導(dǎo)工作的實際需要出發(fā)，合理地調(diào)整、設(shè)置機構(gòu)，確定分工職責，使每個部門、每個工作人員各司其職，各盡其責。要改變單憑經(jīng)驗和慣例辦事的做法，使內(nèi)部運轉(zhuǎn)方式和管理方法建立在科學的基礎(chǔ)之上。對過去長期積累下來的經(jīng)驗以及相沿成習的工作程序和方法，應(yīng)當根據(jù)新形勢和新任務(wù)的要求重新加以認識，破除一切同新形勢、新任務(wù)不相適應(yīng)的老觀念、老辦法、老框框，探索、采用和堆廣與新形勢、新任務(wù)相適應(yīng)的好辦法、好經(jīng)驗，形成一套規(guī)范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，建立嚴格的崗位責任制，保證每個環(huán)節(jié)都有章可循。?
3.要有得力的領(lǐng)導(dǎo)班子和能夠不斷開創(chuàng)新局面的干部隊伍。為適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的需要，應(yīng)當按照干部革命化、知識化、專業(yè)化、年輕化的要求，配備強有力的領(lǐng)導(dǎo)班子。辦公室的所有工作人員，應(yīng)當是政治上可靠，思想上敏銳，學習上刻苦，作風上嚴謹，搞秘書業(yè)務(wù)的還需要較高的政策水平、較多的文化知識以及較好的體質(zhì)。每個人都應(yīng)當具備兩種精神：一是創(chuàng)新精神，要銳意改革，勇于創(chuàng)新，改變舊的工作方法、工作作風、工作手段和靠老經(jīng)驗辦事的習慣；二是實干精神，工作要埋頭苦干，任勞任怨，嚴肅認真，積極負責，扎扎實實。?
辦公室對所屬工作人員要加強政治和業(yè)務(wù)培訓，提高他們的素質(zhì)。應(yīng)當創(chuàng)造條件，讓每個工作人員都有機會深入基層，深入群眾，調(diào)查研究，增長知識和才干；還可以舉辦訓練班、業(yè)務(wù)講座或組織參加業(yè)余學習，學習交流工作經(jīng)驗，講授業(yè)務(wù)工作知識，等等，以提高他們的思想、政策和業(yè)務(wù)水平。?
領(lǐng)導(dǎo)同志對辦公室工作人員要從思想、工作、學習和生活上多加關(guān)心，切實幫助他們解決工作和生活中的困難，以解除他們的后顧之憂，使他們?nèi)鄙硇耐度牍ぷ鳌?/span>?
4.有必要的辦公和服務(wù)手段。做好辦公室工作，一方面需要辦公室全體工作人員發(fā)揚艱苦奮斗、吃苦耐勞的精神，加倍努力，克服困難；另一方面，也不能滿足于傳統(tǒng)的手工作業(yè)方式，而應(yīng)當隨著科學技術(shù)的發(fā)展和財力物力已經(jīng)具備的條件，配備必要的辦公用具、交通工具和現(xiàn)代化通訊設(shè)備，以便高質(zhì)量、高效率地做好服務(wù)工作。必要的交通、通訊工具和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，是保證領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)進行信息傳遞、通訊聯(lián)絡(luò)、行政指揮的重要技術(shù)手段。目前在很多國家和我們國內(nèi)的許多地區(qū)，電子設(shè)備已經(jīng)進入辦公領(lǐng)域，促使機關(guān)的處理文件、起草文稿、檢索資料、傳遞信息、電話通訊、打字印刷、財務(wù)管理等一系列工作逐步現(xiàn)代化，給辦公室的工作方式乃至工作內(nèi)容都帶來了巨大變化，使辦公質(zhì)量、辦公效率大大提高。因此，在可能的條件下，機關(guān)、單位的領(lǐng)導(dǎo)和辦公室應(yīng)當努力爭取加快辦公室工作現(xiàn)代化的步伐，逐步配齊一切可能配備的設(shè)備。一時不具備條件的，也應(yīng)努力創(chuàng)造條件，爭取盡快配備，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作現(xiàn)代化對辦公室工作提出的要求。
