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格式指的是法定公文外形結構的組織安排，包括結構項目和附屬標記，以及這些項目和標記在頁面上的安放位置和具體構成。雖然這些要求往往講的是細節，卻是公文具有法定權威性和強制約束力的顯著表現，也是保證公文質量和提高辦文效率的重要手段。
目前，黨政機關公文格式標準依據的是2012年修訂的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）和同年國家質量監督檢驗檢疫總局、國家標準化管理委員會聯合發布的《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）。盡管這兩個文件出臺已經有一段時間，但是執行情況仍參差不齊。常見問題有以下幾個方面。
一是該具備的要素發生遺漏
《條例》中明確了公文格式18個方面的要素，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等，每一個要素都有其特定意義，發生遺漏可能會引起一定后果。比如，份號是公文印制份數的順序號，作用是加強文件管理和利用，涉密文件如果未標注份號，會直接影響到文件的分發、查對、清退和銷毀。又如，密級應標而未標的情況屢見不鮮，個別單位甚至在直接轉發上級單位涉密文件時漏標密級?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》規定，對應當定密的事項不定密，造成嚴重后果的，須由有關機關、單位依法對直接負責的主管人員和其他直接責任人員給予處分。
二是該調整的要素沒有到位
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