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辦公室工作的“二八”法則

職場高手 時間:2023-02-11 10:32:01 收藏 WORD下載

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在辦公室工作過的小伙伴肯定有這么一種感覺,辦公室的活實在是太多太雜了,各種重要還是不重要的,既定的還是臨時的,紛繁多樣,應接不暇。但穿透這些工作,我們必須有一個清晰而堅定的認識,就是,要“十個手指彈鋼琴”,用好“二八法則”,這樣才能游刃有余,否則,“頭痛醫頭腳痛醫腳”的話,工作是做不好的。 

我梳理了下,辦公室的工作主要分為這么幾個方面:綜合文字、督查考核、信息調研、公務接待、內務管理、收發文、機要保密、政務公開、建議提案、網絡安全、信訪輿情、組織人事、黨務紀檢、對外宣傳等。單獨拎出來某一塊,都是大量的工作。正所謂“兵位帥謀”,如果從全局的角度來看,具體怎么做到“二八法則”,把“鋼琴”彈出有聲有色呢?我覺得,可以做以下幾方面工作: 

一是涉及到任務分解的優先做。辦公室之所以是信息的“樞紐”,因為很多上傳下達的工作需要辦公室去落實,比如一項實施方案需要征求各部門意見、一項工作涉及到多個部門多個分管領導去做等。類似這種涉及到多部門的,要早安排早分活下去,不要耽擱在自己手里,不然可能就會誤事,主要的是掐住“一頭一尾”,做好過程中的監督。當然,會議通知、部門間來函等更是不在話下了,要迅速傳達。 

二是領導交辦的事情要抓緊做。有些活是領導直接交辦的,那一定要上心,要第一時間安排處理,并且要十分注意匯報,要及時給領導進行反饋,不要“吊”著領導。有階段性結果的時候要匯報,遇到難以解決的問題要匯報。總之要“件件有回響,事事有回音”。 

三是定標準定流程的事情要早做。因為辦公室的活,很多不是辦公室光靠自己就能完成的,而是要把任務布置下去,讓各科室各部門一起來做,都參與進來,并且很多工作的具體落實更多可能還在部門。相比較自己親自做來說,更為重要的是讓別人也按照規定的標準和流程來做,這也是辦公室的督查功能。所以,定標準、定規范、定流程的事情是享有更高優先級的。當拿到一個事情的時候,不要急著就把任務分下去,辦公室自己先搞清楚事情的來龍去脈和操作規范,這樣才能“以其昭昭,使人昭昭”,而不是“以其昏昏,使人昭昭”。 

四是有時間表的工作按部就班做。有些工作是有明確時間表的,比如什么時候要交什么東西,什么節點要完成什么工作,那就得根據時間表來倒排子任務,一點一點按步驟推進。在這個過程中,一個根本原則,就是盡量避免把重要的拖成緊急的,循序漸進才是良方。 

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