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優質、高效地做好文件材料工作，是確保黨政機關大中型會議圓滿召開的重要保證。
一、文件材料有哪些
會議方案。秘書部門應及早提出會議召開的建議方案，送有關領導審定。會議方案包括會議時間、地點、內容（議題）、參會人員、議程、工作機構、會議材料及會務工作等內容。
會務工作方案。就會議準備工作提出分工安排，包括會議秘書工作機構的成立及分工、會議材料的撰寫分工及完成時限、會議材料印制及裝袋、會場布置及氛圍營造、會議食宿及交通保障、會議安全保衛、會議宣傳報道等。有時還可延伸到各小組的工作方案，把總體方案和各小組細化方案匯總成一個詳細的方案。會務工作方案可供有關領導和會議秘書工作機構的人員掌握，作為會務工作依據性文件。
會議須知。包括會議作息時間、會議日程、會議地點、聯絡人員、聯絡方式、會議工作機構、會議注意事項、會議服務指南等。須印送會議代表、會務工作人員。
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