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文稿起草體現機關干部，多方面的能力。
比如知識儲備的能力——不管你掌握多少寫作技巧，沒有“干貨”，也是巧婦難為無米之炊，寫出的文稿必然聽之無趣、讀之無味，如同“一碗白開水” 。
比如邏輯思維的能力——要把一項工作任務講清楚、一個理論講透徹、一項政策講明白，邏輯不順，必然是“一團糨糊” 。
比如人情練達的能力——滿篇都是“之乎者也”，沒有生動而又接地氣的語言，不能洞明世事，不能練達人情，怎么能夠說服人、引導人，那樣的稿子就是“一壇腐乳” 。
比如組織協調的能力——起草布置工作的文稿，先干什么、后干什么、再干什么，你干什么、他干什么、我干什么，需要根據各部門、各地區、各崗位的職責來調度力量和安排人員，不熟悉業務、職能和工作程序，不善于組織協調，勢必安排成“一堆亂麻” 。除此以外，還有政治把關的能力、形勢分析的能力、綜合研判的能力等?？梢哉f，文稿起草是機關工作的重要軟實力。
那么，寫文稿有沒有技巧？文章之道，“于無定法中有定法，于有定法中無定法”，對此古人有許多經驗，今人也有許多技巧。這里，筆者結合多年文稿起草實踐，圍繞一篇文稿從起草到成稿的整個過程，談點粗淺的體會。
總的看，一篇文稿的起草，大體可分為受命、會意、破題、蓄勢、圖構、繪事、潤色、成文八個階段。做足這八個階段的功夫，就不難寫出一篇好文稿。
第一步：受命，也就是接受任務。
這一步要解決好的問題是主動接受還是被動接受。實際上，機關每年的文稿任務，是有規可循的。總結起來無非三種：周期性文稿、常規性文稿、隨機性文稿。
周期性文稿是指每隔固定時段必然要開展的重大工作，比如每隔五年要召開黨的全國代表大會，這些“大事”伴生的文稿是可以預見的。
常規性文稿是指每年必有的重要工作，比如每年全國要召開兩會，各部委各單位每年要召開工作會議等，伴生的文稿也是可以預知的。
隨機性文稿，則是根據工作需要，臨時出現的文稿。承擔文稿起草任務的部門和同志要想當好參謀助手，就必須對周期性、常規性的文稿提前作好謀劃，不能等著領導派活兒才開始干；具體起草者也不能等著方案下來才考慮。這方面，不妨搞一張“工作任務年表”“重點任務月表”，讓大家知道每年要干什么，早思考、早謀劃、早部署、早動手。
第二步：會意，也就是領會領導意圖。
這個階段的關鍵問題是，領導有明確指示好辦，領導沒有指示怎么辦?那就要學會揣摩領導的意圖，這是個硬功夫，需要把握三個方面：
一是把握事業發展的大環境。通過找準本地區、本單位、本部門工作在整個國家事業發展大局中的地位和作用，來領會領導意圖。
二是遵循事業自身發展的大邏輯。通過把握本地區、本單位、本部門工作的規律和特點、進展和要求，來領會領導意圖。
三是緊扣領導的關注點。通過關注和思考領導的批示指示，來領會領導的意圖。要強調的是，我們既不能重復“昨天的故事”，把領導過去講話拼起來；也不能重復“別人的故事”復制其他領導講話。
寫好一篇文稿，要轉換三次角色：
首先，把自己擺在領導的位置上，思考這項工作應該怎么干，話應該怎么說。
其次，把自己擺在聽眾的位置上，設身處地琢磨聽眾在這個場合想聽點什么。
再次，把領導擺在自己的位置上，假定領導自己捉筆，這篇文章會怎么寫。
如此這般，起草者就會和領導“心曲相通”，真正領會好領導意圖。
第三步:破題，也就是確定文稿主題。
起草好一篇文稿，先要立好題。立好題首先要破好題。怎么破題？習近平總書記說：問題是時代的聲音。起草文稿必須樹立問題導向，善于找準主要問題，特別是善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。黨的十八大后，習近平總書記發表的一系列重要講話之所以引起全黨和全社會廣泛而又強烈的反響，就在于這些重要講話都具有鮮明的問題導向，抓住了矛盾的主要方面，提出了鮮明的解決問題的思路和舉措。把主要矛盾抓住了，把主要問題找準了，講話的主旨、文章的題目自然就出來了。
第四步：蓄勢，就是作好思想理論和資料數據準備。
“善弈者謀勢，不善弈者謀子?！逼鸩菸母逡彩峭瑯拥牡览恚镜酶卟拍芸吹眠h。怎么蓄勢？除了學習別無他途。接受任務、領會意圖、確立主題后，必須突出重點，分清輕重緩急，把時間和精力花到最急需、最關鍵的地方來學。
學習既要持之以恒下硬功夫，也要運用一些技巧。
比如，“分范疇研究法”，就是要圍繞中央和本地區、本單位、本部門的重要工作和領導關心的重要問題，廣泛收集資料，分專題進行研究，理清這些問題的來龍去脈。
又如，“反彈琵琶法”，就是要克服閱讀慣性，越是不懂的問題，越是要想辦法去弄懂；越是陌生的領域，越是要有意識地去熟悉，不斷掃除知識盲點，完善知識結構。現實中，有的同志只會寫業務類的文稿，有的同志只會寫事務性的文稿，有的同志只會寫黨務類的文稿，這是不行的。因此，在分配任務時，可以反其道而行之，這樣才能造就文稿起草的“多面手” 。
再如“解剖麻雀法”，就是把文稿分成若干類別進行研究，研究要具體到如何起頭、如何過渡、如何分層次、如何提要求等細節，深入到邏輯、結構、句式、語言等層面。“花臉稿”是最好的老師，要研究領導改過的文稿，仔細琢磨改動的深意，真正做到打完一仗、總結一次、前進一步。
要通過學習打好思想理論的“底子”建起資料數據的“倉庫”。從自己的工作實踐總結，要長“五雙眼”。
第一雙眼“盯世界”，把握本領域工作的世界發展大勢及其對本地區、本領域工作的影響。
第二雙眼“盯中央”，及時學習黨中央、國務院的最新部署，找出其同本領域工作的關聯。
第三雙眼“盯部委”，弄清楚同自己關系密切的相關部委有什么行動和舉措。
第四雙眼“盯機關”，熟捻本機關本部門和所屬各單位有什么工作舉措和進展。
第五雙眼“盯各地”，看看有什么典型性做法、創新型經驗。
這“五雙眼”都用到了，調查研究也就完成了，發言權也就有了。
第五步：圖構，也就是形成提綱和觀點。
起草文稿，既要避免匆忙動筆，在文稿內容沒有悟透、結構沒有理順的情況下埋頭去寫；又要避免堆砌材料，從網上下載大量資料東抄西摘，拼拼湊湊，看起來滿篇好話，實際上不知所云；還要避免平均用力，什么都想寫，結果什么都寫不透。因此，在動筆前要舍得花時間和精力去琢磨框架、擬定提綱、理順邏輯、提煉觀點。
一般認為，文稿結構有“塊狀”和“條狀”兩種。這兩種結構怎么運用，既取決于講話者和起草者的“口味”也取決于文稿的功能和場合。
“塊狀結構”的文稿，一般是以時間先后、內容范疇的幾個“面”組成的，“面”與“面”之間相對獨立成塊，相互之間為并列或平行關系。
“條狀結構”注重“點”與“點”之間的關聯，有著比較緊密的邏輯關系，內容組織上比較多見的是總分式和遞進式。兩種結構各有優長。
從整體架構看，“塊狀結構”雖塊面少，但更容易大開大合；“條狀結構”雖條目多，但更容易點狀聚焦。
從內容涵蓋看，“塊狀結構”相對發散，可以把內容說全說夠；“條狀結構”相對集中，可以把問題說深說透。
從行文風格看，“塊狀結構”中“論”的色彩更重，展得也比較開；“條狀結構”中“斷”的色彩更重，結論式、斷語式的話更為常見，觀點非常鮮明。
從適用范圍看，“塊狀結構”比較適合那些邏輯層次相對復雜、講話內容相對龐雜的文稿，常用在工作報告、工作總結等方面?！皸l狀結構”比較適合那些邏輯層次相對簡單、演講色彩相對濃厚的文稿。
“塊狀結構”與“條狀結構”并非不可逾越，有的時候可以“一鍋燴”。即使是同一類文稿，既有采用“塊狀結構”的，也有采用“條狀結構”的。文稿起草中，到底用哪一種結構，必須綜合文稿的主題、內容和對象等各種因素來確定，以發揮出每一種結構形式的最大效應。
擬定提綱，牽頭人非常重要。提綱定到“三級”，框架和大的觀點就出來了，可以稱之為“胸有成竹”；定到“四級”和“五級”，層次和主要內容就出來了，基本上就是“腹有成稿”了。一般來說，提綱到“三級”即可；新手人門，可以根據情況列到“四級”和“五級”。
第六步：繪事，就是增強文稿針對性。
機關文稿要實打實闡述政策、解決問題、推動工作。如果一篇講話面面俱到，期望解決所有問題，勢必不痛不癢，最終任何問題都解決不了。所以，提高針對性至關重要。
一是抓住問題“刨根底”。在大的問題之下，緊扣工作領域，抓住幾個具體問題，吃透上情，摸準下情，搞清內情，深入分析背景、成因，提出解決問題的主張、措施和要求。要緊扣問題，挑出能夠體現講話主旨的權威材料，能夠揭示事物本質的典型材料，能夠吸引人和說服人的新鮮材料。材料一定要準確。還要激活思想，對材料進行消化轉化，作出新的提煉和概括，做到用自己的思想統領材料，用自己的邏輯組織材料，用自己的語言表述材料。
二是抓住過程“打七寸”。事物都有發展過程，開始前、進行中、結束時各有階段性特點。文稿要符合這個特點，根據不同階段提出不同要求。俗話說，“打蛇打七寸”。要針對某項工作的不同發展階段，提出有針對性的要求。比如，工作剛開始時，要突出統一思想、周密部署; 工作進行一段時間，要強調防止松勁、加強監督; 告一段落時，要強調總結經驗、完善措施，做好后續工作等。
三是抓住受眾“對焦距”。到不同地方，在不同場合，講話有不同要求。我們必須身臨其境，注意照應當時的氣氛，注意聽眾的感受，使講話貼切得體，這樣領導才能夠講得出口，聽眾才能夠找到感覺，上下才有互動。坐在主席臺上的講話可以氣勢磅礴，坐在圓桌上的講話應該和風細雨；對干部的講話思想性、理論性可以強一些，對群眾的講話就得深入淺出、多接地氣。把場合弄反了，聽眾就會覺得別扭。
第七步：潤色，就是錘煉文稿風格。
“潤色”文稿要注意處理好主次、詳略、點面、虛實的關系。該簡寫的要大筆勾勒、高度概括；該詳寫的著意展開、濃墨重彩。
文稿的詳略安排很有講究，需要下功夫琢磨，特別是要做好“加法”和“減法”。對重要觀點和富有新意的內容，要拿出來多講幾句，使之更為突出鮮明，就像一點火花要把它撥亮，使其光芒四射。對那些枝杈蕪雜的內容，則要舍得割愛，大刀闊斧地刪削，讓人一眼就可以看到枝干。
文稿的“潤色”要注意四個問題：
一是“排比”。語言的整齊是必要的，但要慎用排比，尤其不能為排比而排比。排比不宜過多，否則就成了“順口溜”，顯出輕浮之感。
二是“引文”。適當引用古文、警句、諺語是有益的，但不能滿篇都是引文，“一閃一閃亮晶晶，滿天都是小星星”那樣會有“賣弄”之嫌。
三是“套路”。有一段時間，文風的一大問題就是“套路”太多太濫?！皫讉€著力”“幾個注重”“幾個突出”“幾個下功夫”，如此等等，生生地拼、硬硬地湊，其結果是因文害義。“套路”可以用，但要恰如其分。
四是“創新”。把過去的東西、別人的東西重新排列組合，給舊有的思想、過去的做法飾以華麗的語言，不是真正的創新，而是新瓶裝舊酒，舍本逐末。決定文稿高度的是思想的深度。思想觀點的創新才是根本的創新。
第八步：成文，就是完善和定稿。
走完前七步，文稿起草就到了“成文”的最后一關。
怎樣才算成文？《春江花月夜》里有句詩“魚龍潛躍水成文”，大體可以用來說明這個問題：領導者“胸中有海岳”起草者“筆底生波瀾”，最后才是“魚龍潛躍水成文”。
“成文”還要注意幾個問題：一是注意校對，做到文字精準；二是注意排版，做到版式規范；三是注意裝幀，做到制作精良。
這些方面出現瑕疵，就像衣服扣錯了扣子。出稿時一定要檢查版本是否正確，報送文稿時要認真核對頁碼，避免錯版、掉頁的情況，如果出現這種情況，就不是“失誤” 而是“事故”了，必須予以杜絕。
