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辦會(huì)需要注意的22件事兒
會(huì)議是各級黨政機(jī)關(guān)研究部署工作的重要手段，會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實(shí)的質(zhì)量和水平。筆者根據(jù)多年的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，把會(huì)務(wù)工作分為：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)三部分，并細(xì)化量化為22個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，將會(huì)務(wù)工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。
會(huì)前準(zhǔn)備
1.擬訂會(huì)議方案
會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的關(guān)鍵。內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會(huì)議方案要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì)，對各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。
2.起草、審核會(huì)議通知
會(huì)議通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、其他有關(guān)事項(xiàng)等。在會(huì)議通知起草過程中要注意：表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會(huì)議通知一般由會(huì)議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。
3.下發(fā)會(huì)議通知
會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確。防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。如需召開緊急會(huì)議的，務(wù)必確保電話通知，其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時(shí)說明“幾號”“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。
4.落實(shí)與會(huì)人員
按照會(huì)議通知要求的時(shí)間，對與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后列好請假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)擬定領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會(huì)前半小時(shí)要再對出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提醒。
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