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文字材料是一個(gè)約定俗成的概念，其內(nèi)涵不太確切，外延比較寬泛，說的人心知肚明，交流起來也毫無困難，但要真正把它掰扯清楚又不太容易。內(nèi)涵就不說了（可能越說越亂），只說外延。從外延上看，本書所說的文字材料，泛指機(jī)關(guān)上呈下達(dá)的各種制式公文和非制式公務(wù)文書以及各類研究文章。
公文包括制式公文和非制式文書兩類。制式公文指命令、通令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、通告、會議紀(jì)要。非制式文書主要指調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、匯報(bào)材料、講話材料、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、建設(shè)規(guī)劃、工作計(jì)劃、規(guī)章制度等。
各級機(jī)關(guān)所寫的研究文章跟院校和科研機(jī)構(gòu)有所不同，習(xí)慣上分為兩類：一類是學(xué)術(shù)研究文章，一類是工作研究文章。前者選題寬泛，包括軍隊(duì)建設(shè)和作戰(zhàn)的各種問題，多用于在全軍或各大單位、各個(gè)系統(tǒng)的學(xué)術(shù)研討會和學(xué)術(shù)年會上交流，同時(shí)向?qū)W術(shù)期刊投稿;工作研究文章的選題較窄，通常著眼于工作指導(dǎo)的需要，結(jié)合部隊(duì)實(shí)際選題，研究的問題比較具體。向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)呈送的研究報(bào)告、咨詢建議，有的是作為課題任務(wù)下達(dá)的，有的是主動(dòng)研究上送的，也屬于研究類材料的范疇。
另外，供新聞媒體采用的新聞稿件，如消息、通訊、特寫等，也屬于文字材料的范疇，但不是本書研究的重點(diǎn)。
經(jīng)常聽機(jī)關(guān)干部講，“某某同志材料寫得好”“某某同志寫東西不錯(cuò)”，這里的材料和東西都是指文字材料。各種大型會議的準(zhǔn)備，都少不了設(shè)材料組;某干部被抽調(diào)去寫領(lǐng)導(dǎo)講話、工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告，你問他最近干什么，他一準(zhǔn)兒回答——“寫材料”。可見，文字材料的外延的確非常寬泛。
那么，文字材料和通常所說的文章是什么關(guān)系呢?它們是交叉概念，同中有異，誰也不完全包括誰。但是，為了表述方便起見，本書將文章和文字材料作為同一概念使用，特此說明。
對文章的修改有兩種理解：廣義的理解，指寫作過程中各個(gè)環(huán)節(jié)的所有修改;狹義的理解，指初稿完成后的系統(tǒng)修改。從廣義上講，從開始動(dòng)筆到文章定稿，作者對文章的思想內(nèi)容和表現(xiàn)形式所作的所有改動(dòng)都是修改。也就是說，廣義的修改包括寫作準(zhǔn)備階段的修改、執(zhí)筆過程中的修改和寫出初稿后的修改。
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