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會議紀要是記載傳達會議內(nèi)容的一種重要公文形式，是領導班子民主決策、集體智慧的書面體現(xiàn)，也是指導和推動工作的依據(jù)指南，寫作者必須時刻保持高度的責任感和強烈的事業(yè)心，突出“精心、精準、精細、精密”，高質(zhì)量完成寫作任務，全面、完整、準確反映會議情況。
1.精心準備，心中有數(shù)
掌握會議議程。有些單位撰寫紀要和籌辦會議的職能沒有設在同一部門，這就需要紀要寫作人員會前主動聯(lián)系辦會部門，第一時間拿到會議議程，掌握會議主題、參會部門、參會人員、時間地點等信息，做到手腳不亂。熟悉背景資料。有的會議是之前會議的延續(xù)和再部署，關聯(lián)性較強，領導開場可能直奔主題，這時就很有必要把之前的會議紀要、背景材料等找出來，熟悉情況，對于全面理解把握本次會議內(nèi)容會有很大幫助。預習會議材料。一些議題重要的會議，如傳達學習貫徹中央最新精神、中央領導同志重要指示批示等，相關部門一般會為領導準備好講話提綱，紀要寫作人員應盡量在會前拿到全部材料，了解清楚主要內(nèi)容，提前進入狀態(tài)，做到胸有成竹。
2.精準記錄，膽大心細
要全程參會。充分聽取與會人員發(fā)表意見，對討論過程中的邏輯關系有清晰的認識，這是對議定事項進行高質(zhì)量歸納整理的重要前提。
要抓住重點。一些會議持續(xù)時間較長，紀要寫作人員難免出現(xiàn)疲憊、注意力無法高度集中等狀況，這時需要集中“優(yōu)勢兵力”，重點緊盯一把手講話，以及主要副職、主匯報人發(fā)言，確保關鍵信息無一遺漏。要拾零為整。會議中，如果某位與會人員的發(fā)言得到主要領導第一時間肯定，說明主要領導非常認可，這類內(nèi)容需要迅速標在本上，后期整理寫作紀要時注意補充。要標記時碼。在可攜帶錄音設備的會場作記錄時，當聽到分量重、理論強、舉措實的發(fā)言內(nèi)容時，可以迅速掃一眼錄音時碼，作上標記，后期整理時定向確認，大大節(jié)省查找時間。
要核對人員。一般情況下，會議議程上的參會人員均會到場，但偶爾也會有臨時未到、他人代替等情況，需要紀要寫作人員及時“掃描”現(xiàn)場，確認到會人員，嚴格忠實于會場，在紀要中加以體現(xiàn)。
3.精細整理，穩(wěn)扎穩(wěn)打
及時請示補充。在會議時間有限、氣氛熱烈、即興發(fā)言多等情況下，領導講話可能會被打斷、改變“軌跡”，或領導意圖未能完整準確地表達出來，對有關事項未予明確，這時需要紀要寫作人員會后及時溝通請示，并對有關表述加以規(guī)范提煉，這是完成一份完整紀要不可或缺的環(huán)節(jié)。
語言要實用。會議紀要的精髓在于指導執(zhí)行，語言應當盡量簡潔、扼要、清晰，少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話，不給具體落實帶來歧義困惑。善于引用批示語。一些會議議題的原始文件上往往有領導批示語，如果其中提出明確要求，在后期紀要整理過程中應注意合理使用。參考發(fā)言稿。有的匯報人會攜帶發(fā)言稿，如果認為發(fā)言比較重要、參考價值較高，可在會后以適當途徑要到，既省時省力，又能最大程度確保文字精準。虛心請教。整理過程中很可能涉及專業(yè)性強、有陌生感又必須要寫的內(nèi)容和領域，在不違反紀律的前提下，對這類拿不準的表述，可在初稿形成后虛心向分管領導或部門負責人求證，請求幫忙把關，這樣出現(xiàn)事實性錯誤或不專業(yè)行文的幾率會大大降低。
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