如何做好秘書工作？
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什么叫秘書？按照詞典的解釋是“掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員”。但這只能算作一種傳統(tǒng)的解釋。在現(xiàn)代社會(huì)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，“秘書”一詞,其應(yīng)用的范圍十分廣泛，在各種媒體上，這個(gè)詞的出現(xiàn)率極高，可以說(shuō)每日每時(shí)，隨處可見(jiàn)。一些國(guó)際組織如聯(lián)合國(guó)、亞太經(jīng)合組織、國(guó)際貨幣基金組織、北約、歐盟，東盟等設(shè)秘書處；一些民間組織、行業(yè)協(xié)會(huì)消費(fèi)者協(xié)會(huì)、律師協(xié)會(huì)、中國(guó)仲裁協(xié)會(huì)等設(shè)秘書處;許多政黨也設(shè)有秘書處（有的稱書記處）；國(guó)家的駐外使領(lǐng)館的外交官也稱“秘書”分為一秘、二秘、三秘；各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)有秘書，公司企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有秘書，甚至許多私人也有“秘書”......。可以說(shuō)，只要是個(gè)機(jī)構(gòu)、組織，就會(huì)有秘書部門，盡管不一定都叫秘書處。而秘書工作的范圍，也十分地廣泛，許多性質(zhì)并不相同的工作，卻都以“秘書”稱之。秘書作為直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)與信息助手，工作具有事務(wù)性、綜合性、從屬性和服務(wù)性等特點(diǎn)。秘書的含義和特點(diǎn)，決定了秘書工作不管有多少項(xiàng)職責(zé)，都離不開(kāi)兩個(gè)字“服務(wù)”。秘書工作要想讓領(lǐng)導(dǎo)指得上、群眾看得上，需要認(rèn)清領(lǐng)導(dǎo)工作的要求和秘書工作實(shí)際水平的差距這一主要矛盾，并系統(tǒng)思考、抓住重點(diǎn)、冷靜分析后加以解決，以適應(yīng)變化。具體來(lái)說(shuō)就是在秘書工作中，要把握好業(yè)務(wù)與事務(wù)、主線與一般的關(guān)系。做服務(wù)要以業(yè)務(wù)帶事務(wù)。秘書服務(wù)從內(nèi)容上說(shuō)大體上可分為業(yè)務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)，二者是相輔相成的，事務(wù)服務(wù)是基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)服務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)單純的行政事務(wù)服務(wù)的延伸和提升。秘書正是通過(guò)大量微細(xì)的事務(wù)服務(wù)，不斷適應(yīng)環(huán)境、適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作特點(diǎn)并不斷熟悉崗位的職責(zé)和流程，才有可能做好業(yè)務(wù)服務(wù)，從而也才能游刃有余地做好事務(wù)服務(wù)。因此，做服務(wù)重點(diǎn)是做好業(yè)務(wù)服務(wù)，做好業(yè)務(wù)服務(wù)的重點(diǎn)應(yīng)放在秘書自身文字表達(dá)、組織協(xié)調(diào)、信息采集等業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)和提高上，就是秘書要通過(guò)文、會(huì)、事等事務(wù)工作，發(fā)揮助手作用，同時(shí)也會(huì)因?yàn)榫邆淞诉@種全局在胸的意識(shí)和總結(jié)歸納的能力，使重復(fù)瑣碎的事務(wù)服務(wù)做起來(lái)事半功倍。做業(yè)務(wù)要抓主線帶一般。秘書工作的核心是為領(lǐng)導(dǎo)工作做好業(yè)務(wù)服務(wù)，其重要任務(wù)之一就是為領(lǐng)導(dǎo)工作的決策和實(shí)施服務(wù)，通過(guò)督促檢查抓落實(shí)。督促檢查不僅是領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，也是秘書工作的重要內(nèi)容；督促檢查不僅通過(guò)分解立項(xiàng)、動(dòng)態(tài)掌握、跟蹤落實(shí)等步驟貫穿決策實(shí)施的始終，同時(shí)也是貫穿服務(wù)、信息、協(xié)調(diào)、方案等秘書工作發(fā)展過(guò)程的主線。所以，抓住督促檢查這條主線，就可以將秘書工作的相關(guān)業(yè)務(wù)串聯(lián)起來(lái)，以點(diǎn)帶面地促進(jìn)其它業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展和完成。當(dāng)然，做好秘書工作，需要團(tuán)隊(duì)的積極向上，需要計(jì)劃的未雨綢繆，需要安排的科學(xué)合理。篇幅有限，不在此一一贅述。1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。2、心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書工作的。3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為公務(wù)員，在黨委機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐敗問(wèn)題露餡，進(jìn)去了……這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好！1．理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，另一方面也注意收集新的信息。2．實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。3．辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦文，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。俗話說(shuō)，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。怎樣做好秘書工作，仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智，眾說(shuō)紛紜，本人對(duì)此實(shí)在也沒(méi)有什么高見(jiàn)，只是不惴淺陋，借這個(gè)機(jī)會(huì)就如何做好秘書工作談幾點(diǎn)心得。（一）新形勢(shì)下，要有所作為，就必須找準(zhǔn)位置，拓寬思路，充分發(fā)揮職能作用1．超前規(guī)劃，被動(dòng)中求主動(dòng)。秘書工作的從屬性決定了它的被動(dòng)性，但被動(dòng)性不等于被動(dòng)應(yīng)付，作為秘書，一方面要努力樹立參謀助手意識(shí)，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，另外，要自覺(jué)圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖，站在全局的高度思考問(wèn)題，找準(zhǔn)上級(jí)精神與本職工作的結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，換位超前思考，不斷提高自己的認(rèn)識(shí)水平，政策水平和工作能力，使參謀服務(wù)更加準(zhǔn)確。秘書工作是聯(lián)系上下，溝通各方的橋梁，也是各方面矛盾的匯集點(diǎn)，如果找不準(zhǔn)自己的角色定位，就會(huì)導(dǎo)致失職或越位，首先要正確認(rèn)識(shí)自己的工作意義和價(jià)值，找準(zhǔn)自己的角色，每項(xiàng)工作每件事情都要高標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量，高效率完成。同時(shí)，秘書工作的性質(zhì)是服務(wù)，不是決策，要力求找準(zhǔn)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)接點(diǎn)，找準(zhǔn)參謀與盡職盡責(zé)的融合點(diǎn)，把握適度原則，力爭(zhēng)使工作到位不越位。3．協(xié)調(diào)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)同心成合力綜合協(xié)調(diào)職能是秘書工作的重要內(nèi)容，要注重協(xié)調(diào)的方式與方法。根據(jù)對(duì)上，對(duì)下，對(duì)內(nèi)，對(duì)外的不同對(duì)象，把握好協(xié)調(diào)藝術(shù)，以提高協(xié)調(diào)的實(shí)效。要及時(shí)化解，疏導(dǎo)工作中的矛盾，形成工作合力。要講政治，顧大局，多溝通，常聯(lián)系，勤思考，把堅(jiān)持原則的堅(jiān)定性與策略方法的靈活性統(tǒng)一起來(lái)，把握全局的能力，在協(xié)調(diào)中實(shí)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的進(jìn)一步提高。4．勤奮敬業(yè)，做到無(wú)私奉獻(xiàn)讓而不爭(zhēng)，勤而不怨，盡心政務(wù)是秘書的本份，秘書熬夜守更，傷神累心是家常便飯，平時(shí)應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)要求，早來(lái)一點(diǎn)，晚走一步，多干一點(diǎn)，干好一點(diǎn)，工作不推三擋四，拈輕怕重，但凡定下來(lái)的事就要立說(shuō)立行，說(shuō)到做到，不能虎頭蛇尾，半途而廢，特別是接人待物，辦文辦會(huì)，處理公務(wù)。要精益求精，慎重周詳，抓綱舉目，不出紕漏，要牢固樹立愛(ài)崗敬業(yè)，無(wú)私奉獻(xiàn)精神，恪盡職守，兢兢業(yè)業(yè)，全身心投入到工作中去。（二）新形勢(shì)下，要不斷提高自身素質(zhì)1．認(rèn)真學(xué)習(xí)政治理論，講究政治要認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論，“三個(gè)代表”重要思想，科學(xué)發(fā)展觀以及黨和國(guó)家的路線，方針，政策理論，深刻理解精神實(shí)質(zhì)，不斷提高政策水平，增強(qiáng)政治敏銳性和政治鑒別力，把握正確的政治方向，始終與黨中央保持高度一致。秘書不講政治是不合格的，判斷一個(gè)秘書是否合格，主要看其政治表現(xiàn)，一個(gè)秘書要有清醒的政治頭腦，在重大原則和大是大非面前不能糊涂，不能人云亦云，更不能見(jiàn)風(fēng)使舵，左右搖擺，隨隨便便發(fā)表議論，做秘書要打牢基礎(chǔ)，端正根本，“本立而道生。”要通過(guò)黨性鍛煉，來(lái)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，堅(jiān)定政治信念，牢固樹立起正確的世界觀，人生觀，價(jià)值觀，在關(guān)鍵時(shí)刻能審時(shí)度勢(shì)，看清方向，把握住自己，這是做秘書必備的首要素質(zhì)。秘書一般不要求有倚馬萬(wàn)言的才氣，但應(yīng)該有相當(dāng)扎實(shí)的文字功底。秘書最忌諱不學(xué)無(wú)術(shù)，有才能才有可能。在學(xué)習(xí)上不能有絲毫懈怠，必須抓緊時(shí)間，刻苦鉆研，蓄勢(shì)待發(fā)。學(xué)習(xí)要珍分惜秒，知難而進(jìn)，廣泛涉獵，博覽群書。最好多聯(lián)系思想和工作實(shí)際，學(xué)以致用。3．具有開(kāi)拓創(chuàng)新精神，能創(chuàng)造性的開(kāi)展工作辦公室工作并不是一成不變的，秘書必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，牢固樹立強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓進(jìn)取，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。4．學(xué)會(huì)調(diào)研，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供有益的思路和借鑒為政之道務(wù)于多聞，做秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的調(diào)研能力，這是做好秘書的基本功。群眾是真正的英雄，是歷史的創(chuàng)造者。只有深入基層，向群眾學(xué)習(xí)，才能察實(shí)情，求真知，出良策，把握全局。調(diào)研結(jié)束后對(duì)所掌握的材料應(yīng)進(jìn)行一番去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里的深加工。調(diào)研報(bào)告的起草要挈領(lǐng)振裘，言之有物，文當(dāng)其時(shí)，要及時(shí)準(zhǔn)備理出新鮮經(jīng)驗(yàn)或解決問(wèn)題的建議，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供有益的思路和借鑒。（三）新形勢(shì)下，要抓好服務(wù)工作，樹立小事不小，大事更大的觀點(diǎn)我們要樹立辦公室的工作無(wú)小事，小事不小，大事更大的觀點(diǎn)，真心做到為群眾服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，為基層服務(wù)，而要樹立起這個(gè)觀點(diǎn)，做好辦公室的工作，就要從五句三字經(jīng)著手。辦公室工作無(wú)小事，是對(duì)辦公室性質(zhì)特別、職能重要而言，當(dāng)我們面對(duì)大量繁雜的事務(wù)，立足于抓大事，是明智的，但是對(duì)于一些小事也不能不顧及，要想得到，抓了西爪也要想到抓芝麻，什么都不能遺漏，對(duì)辦公室工作講，小事辦好了就是小事，小事辦不好就會(huì)影響全局，貽誤工作，就是大事。機(jī)關(guān)工作無(wú)小事，辦公室工作更是無(wú)小事，因此我們?cè)诠ぷ髦幸?xì)心，細(xì)致，要從細(xì)小的事抓起。對(duì)任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，來(lái)不得半點(diǎn)敷衍和虛假，在每個(gè)時(shí)期，面對(duì)每一件大小事情，都要時(shí)時(shí)刻刻，事事處處堅(jiān)持認(rèn)真再認(rèn)真，細(xì)致再細(xì)致的原則。每一句話，每一個(gè)電話，每一件小事都要據(jù)實(shí)情，講實(shí)話，創(chuàng)實(shí)效，不能夠圖虛名，舍小而求大，要樹立實(shí)事求是干工作的念頭，實(shí)事求是反映大小情況，包括聽(tīng)取基層意見(jiàn)，聽(tīng)取群眾看法，向領(lǐng)導(dǎo)反映情況等，都要全面真實(shí)，無(wú)論工作的大還是小，要一步一個(gè)腳印，不能做表面文章。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，要避免東一榔頭，西一棒子，頭腦里必須有一張清晰規(guī)則的運(yùn)行圖，即便是小事情，對(duì)哪個(gè)該為，哪個(gè)不該為，哪個(gè)是重點(diǎn)，哪個(gè)是次要，都應(yīng)一清二楚，不能亂為，就要知重知輕，避免力量均衡使用。不亂為，就是要知上知下，吃透了上情，辦事才有方向，才有主心骨；摸透了下情，辦事才有的放矢，才會(huì)迎刃而解，不亂為，就要知規(guī)知矩，不管事情再多再雜再細(xì)，采用什么方法解決，都不能忘了規(guī)矩，該請(qǐng)示的要請(qǐng)示，該拍板的要拍板，該反饋的不截留。舉輕若重，對(duì)有些看似小事的經(jīng)常性工作要用笨功夫去抓苗頭，建章立制，寫在本子上，貼在墻上，記在心上，抓在手上，形成規(guī)矩；用巧功夫去抓，舉一反三，抓一項(xiàng)，帶動(dòng)幾項(xiàng)，用韌功夫去抓苗頭，確定專人，盯死不放，直到辦完辦妥為止，用細(xì)功夫去抓，按部就班，嚴(yán)細(xì)縝密不出紕漏。
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