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《國家行政機關公文處理辦法》規定：通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關和有關單位需要周知或共同執行的事項；任免聘用干部。通報適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。從上述定義可以看出，通知和通報有相似的一面，兩者都具有知照性的特點，可以用來溝通情況，傳達領導機關的意圖。但兩者的功用又明顯不同：通知提出工作意見和辦法，要求遵照執行或限期執行；而通報則著眼于思想和路線方面的教育。1.指示性通知。用于指導下級機關開展工作，要求下級機關辦理或共同執行的事項。2.批示性通知。用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，發布規章等。3.一般性通知。用于向下級機關知照一般事項。如要求報送材料，告知機構的設立與撤銷、人員的任免等。三類通知中，一般性通知比較簡單，只要做到言簡意明、沒有遺漏就可以了。以下只介紹指示性通知和批示性通知的寫法。（1）標題。通知的標題要注意完整性，在準確的基礎上求精煉，以方便閱讀和存查。（其它幾種通知的要求也是這樣）。第一，通知的緣由，即制發這個通知的理由，說明為什么要這樣做，以提高認識、自覺行動。第二，通知事項，即要求下級機關貫徹執行的事項。這部分內容在寫法上要注意原則性和具體性相結合。一方面所提政策必須要有明確的原則，不能含混不清；另一方面，措施必須具體，以便于執行和監督。第三，執行要求，指發文機關對執行“通知”事項提出的要求（如工作標準或完成時限等）。這方面的內容可以集中寫，也可以分散寫到通知的具體事項中。批示性通知又可以分為“批轉”式通知、“轉發”式通知二種。（1）“批轉”式通知。即對下級機關的文件，用通知的形式加批語下發，要求下屬單位貫徹執行或參照執行。批轉式的通知正文一般應包括三層：一是表明態度，即“同意”什么；二是做出決定，“現將”什么“批轉”；三是提出要求，請“研究執行”、“貫徹執行”、“遵照執行”或“參照執行”。除了這三層內容以外，有的還就如何執行提出具體要求。（2）“轉發”式通知。即如果認為“上級機關和不相隸屬機關的公文”對本地區、本部門的工作有指導意義或參考價值，用通知的形式加按語下發。“轉發”式通知的正文，有的開頭就寫明決定：“現將×××轉發給你們”。有的表明“同意”是指上級領導機關“同意”，如自治區人民政府辦公廳的轉發通知：“自治區人民政府同意《財政廳關于×××的安排意見》，現轉發你們，請遵照執行”。在實際運用中要特別注意，對上級機關、同級機關或不相隸屬機關的公文，可以作出某種評價，但不能說“同意”或“原則同意”，更不能把“轉發”寫成“批轉”。因為“批轉”帶有“批準”的意思，把“轉發”寫成“批轉”就背離了行文的原則。從通報的作用看，大致可以分為三類，即表揚性通報、批評性通報和情況通報。第一，要善于抓住典型。通報的力量在于它的典型性，因此無論是表揚先進、批評錯誤，還是傳達重要情況，都要善于抓典型。具體地說，就是要牢牢抓住帶有傾向性的、具有代表性的人和事，摒棄枝節性、偶然性的事件。第二，要注重分析。通報介紹正反典型，傳達重要情況，講清事情的來龍去脈是非常必要的，但敘事一定要觀點鮮明，防止就事論事。要努力利用正確的立場、觀點進行分析，力圖揭示人和事的性質、意義。第三，要運用正確的結構形式。通報的標題要用通用的格式。正文一般可分三部分：一是介紹通報的依據。二是揭示性質和意義。三是寫明決定，提出要求。
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