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公文采用特定的格式，目的是規范公文處理工作，解決公文體例不統一、格式不一致、銜接不順暢等問題，從而保證公文質量，提高公文辦理效率，確保黨政機關制發的公文得以順利貫徹執行。《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成”，從18個方面規范了黨政機關公文格式各要素。這里結合實際工作，為大家梳理一下其中涉及的規范性問題。
1．公文份號標注要規范。份號即公文印制的順序號，涉密公文標注份號有利于加強公文的管理，便于掌握公文的去向。按照《條例》規定，公文份號在公文首頁左上角用阿拉伯數字標注。涉密文件可標虛位，一般標四至六位，如果是兩位數的文件共20號，則從0001號開始編碼，一直編排到0020號；如果是四位數的文件共2012號，則從000001號開始編碼，一直編排到002012號。
2．密級和保密期限標注要規范。高標密級或低標密級都會給文件的使用和管理帶來不便，因此要本著實事求是、利于保密的原則，合理把握和確定密級和保密期限。密級和保密期限都要標注在公文首頁的左上角，用阿拉伯數字標注。例如：秘密1年、機密3年、絕密長期。
3．緊急程度標注要規范。這是公文送達和辦理的時限要求。公文的緊急程度要在公文首頁左上角標注。不能將正常運行的公文隨意標注為“急件”。現在有些部門上報的公文，不急的公文卻標注了緊急程度，緩急程度標注過高，給上級領導機關增加了壓力，帶來了不必要的麻煩。
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