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公文，就是為公之文，是以文輔政的重要載體，在眾多的文章類型中具有特殊的地位和作用。不管是黨政機關(guān)、還是企事業(yè)單位，都要靠公文來傳遞信息、表達意志、溝通聯(lián)絡(luò)，進而實現(xiàn)組織的意圖，確保各項事業(yè)不斷向前發(fā)展。
公文是一個單位、一個部門、一個組織、一個企業(yè)，乃至一個國家實現(xiàn)良治善治必不可少的工具和手段。正是一篇篇公文，不斷推動了經(jīng)濟社會建設(shè)的發(fā)展和進步。寫出高質(zhì)量的公文，具有十分重要的意義和作用。
一般來說，公文具備五個要素。即定位準確、格式規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴謹、內(nèi)容實際、邏輯清晰。
一、定位準確
公文是具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的主要工具。其最重要的作用就是通過文字工作來輔助處理政務(wù)，這是公文最重要也最根本的定位。
公文具有上傳下達、部署工作、協(xié)助決策、解決問題的作用，這是由它的功能和定位來決定的，所以使用公文一定要合適。
不同類型的公文所起的作用不同，比如通知類公文和命令類公文，類型不同，所起的作用也不相同。一定要根據(jù)公文的定位和作用，來選擇合適的公文類型。
二、格式規(guī)范
公文是一種應(yīng)用文，大多具有一定的格式。公文格式就是公文的規(guī)格樣式，也是公文的外部組織形式，構(gòu)成公文的各個組成部分，通常按照一定的形式和邏輯關(guān)系呈現(xiàn)出來，從而形成規(guī)范的公文。
在長期的實踐過程中，公文形成了獨特的寫作格式和制發(fā)規(guī)范，并以國家法規(guī)的形式予以規(guī)定，所有使用公文的單位，包括各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位和人民團體，都必須嚴格遵守，不能自行其是，各搞一套。
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