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工作電話的7個實用技巧

溝通技巧 時間:2023-02-27 09:49:11 收藏 WORD下載

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1.何時不宜打電話?
匯報工作并不意味著所有的事情都要打電話,很多時候不急的事情可以通過發(fā)短信的方式溝通。
以下情況要注意不能打電話:
(1)午休時間(13:00~14:00)。如果沒有特別重要的事情,這個時段最好不要打電話。
(2)知道對方在參加重要會議時。萬一對方忘了將手機開到靜音或者關機,鈴聲一響,會影響整個會場的氣氛。
在這兩種情況下,要將重要且急需處理的問題提前編成短信,發(fā)送給對方。編輯短信要注意:
一是簡潔明了,突出問題如何解決;
二是表達事情要分層次,可以分為幾個小點分項表述,最后給出請示事項。
2.哪種事情必須要打電話?
(1)遇到特別重要或者突發(fā)事件,需要馬上匯報或溝通。
(2)領導急于了解和掌握的情況,或事先交代過的事情,必須在知道情況后盡快打電話報告。
3.匯報問題要簡潔
匯報工作,特別要注意節(jié)約時間、思路清晰、語言簡潔,事前一定要打好腹稿,分好層次,不要眉毛胡子一把抓。如果實在沒有經驗,可以按照“結果、緣由、經過”的思路進行表述,這樣能讓對方第一時間弄清你想表達的重點。
4.匯報問題要客觀
由于是電話匯報,語氣一定不能夠太急躁,要尊重客觀事實,不能夠添油加醋,當涉及某個事情的發(fā)展狀態(tài)時,要就事論事,不能隨意評價他人。
5.對領導布置的任務最好復述一遍
一般需要電話請示的事情,都是重要的事情。由于沒有面對面交流,你最好復述一遍領導說過的重要內容。不要因為領導很著急就匆忙掛電話,如果你沒有正確理解反而會弄巧成拙。當然,如果領導有很急的事情,不便再接聽電話,可以再編發(fā)一條短信以確認有關事項。
6.匯報特別重要的事情應該面談
在工作當中,有些特別重要或機密的事情,要通過面談的方式來解決。除此之外,自己做錯的事情要當面進行自我批評,表明自己的態(tài)度。
7.盡量不要先掛電話
這是一個看似簡單的細節(jié),但卻是一個非常重要的環(huán)節(jié)。特別是當你主動給他人打電話時,盡量不要先掛電話。
這樣做有兩個原因:一是對方可能需要對剛剛溝通的內容作補充,如果你先掛斷電話,對方又想起了其他內容,會來不及講;二是聽到你匆匆掛斷電話,電話那頭傳來一片忙音,會顯得沒有禮貌。
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