摘要：好筆桿子網(wǎng)小編為你整理了多篇相關(guān)的《淺談做好政府機(jī)關(guān)部門(mén)的會(huì)務(wù)工作》，但愿對(duì)你工作學(xué)習(xí)有幫助，當(dāng)然你在好筆桿子網(wǎng)還可以找到更多《淺談做好政府機(jī)關(guān)部門(mén)的會(huì)務(wù)工作》。
1 引言
市政府辦公室行政科是政府機(jī)構(gòu)服務(wù)的助手，嚴(yán)格遵守黨和政府出臺(tái)的法律法規(guī)，完成好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)。會(huì)議會(huì)展涵蓋會(huì)務(wù)籌備、溝通協(xié)調(diào)、各單位樞紐部門(mén)，是聯(lián)系群眾、聯(lián)系單位的橋梁和紐帶，會(huì)務(wù)工作效能和工作服務(wù)水平的高低直接影響會(huì)議的效果，對(duì)市政府領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策和決策的正確實(shí)施發(fā)揮很大作用，并影響區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大局。
市政府所有會(huì)議通過(guò)組織、協(xié)調(diào)、溝通，在會(huì)議目的地召集各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部商議事情。會(huì)議會(huì)展分為大型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)、中型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)和小型會(huì)議會(huì)展活動(dòng)，包括場(chǎng)內(nèi)及場(chǎng)外會(huì)務(wù)。政府相關(guān)部門(mén)及秘書(shū)部門(mén)對(duì)有關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行把關(guān)和安全評(píng)估，堅(jiān)持精簡(jiǎn)和從嚴(yán)審批原則，分析會(huì)議會(huì)展是否有必要開(kāi)，能否合并開(kāi)，檢查是否安全，可否用其他方式解決問(wèn)題等。
會(huì)議會(huì)展的形式分為線上和線下，線上會(huì)議會(huì)展：電話會(huì)議、電視會(huì)議、視頻會(huì)議、APP視頻以及QQ、抖音、釘釘?shù)染W(wǎng)絡(luò)會(huì)議會(huì)展。線下會(huì)議會(huì)展：觀摩會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、座談會(huì)、茶話會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)議、工作性會(huì)餐和普通會(huì)議以及展覽城、大廣場(chǎng)、影播室、影劇院等現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)。
2 會(huì)議會(huì)展的發(fā)展趨勢(shì)
第一，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)議會(huì)展需求量不斷增加。當(dāng)前，社會(huì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)增長(zhǎng)、人文交流不斷，會(huì)議會(huì)展的數(shù)量不斷增加，在會(huì)議會(huì)展內(nèi)容上進(jìn)行創(chuàng)新成為會(huì)議會(huì)展的新亮點(diǎn)。
第二，在“會(huì)海成災(zāi)”時(shí)，會(huì)議會(huì)務(wù)質(zhì)量亟待提高。會(huì)議泛濫已經(jīng)成為一個(gè)全球性的基本問(wèn)題。“會(huì)海”即會(huì)議數(shù)量過(guò)多，這是當(dāng)今普遍現(xiàn)象，要想解決這一問(wèn)題關(guān)鍵不在于對(duì)于會(huì)議數(shù)量的直接減少，而是要針對(duì)會(huì)議創(chuàng)新性不足、質(zhì)量差的問(wèn)題對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行精簡(jiǎn)、對(duì)會(huì)議要素進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此，要想真正做到精簡(jiǎn)和創(chuàng)新會(huì)議會(huì)展，必須有效提高會(huì)議的效能及質(zhì)量。政府相關(guān)部門(mén)秘書(shū)人員和會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)議會(huì)展組織協(xié)調(diào)工作中做到更加科學(xué)、合理，避免盲目性、隨意性，嚴(yán)格落實(shí)會(huì)議會(huì)展活動(dòng)中最基本的要素，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議會(huì)展的合理化、科學(xué)化管理，梳理工作議程。
第三，社會(huì)及政府組織會(huì)議會(huì)展時(shí)有其特殊工作要求，例如，政府工作會(huì)議會(huì)展的內(nèi)容、目標(biāo)有很強(qiáng)的機(jī)密性。保守會(huì)議秘密是會(huì)議秘書(shū)工作人員的任務(wù)之一，需要對(duì)人物、場(chǎng)地、時(shí)間等保密。會(huì)議會(huì)展是具有領(lǐng)導(dǎo)等級(jí)的活動(dòng)。會(huì)議會(huì)展工作者應(yīng)在約定時(shí)間內(nèi)布置完會(huì)場(chǎng)，按時(shí)參加會(huì)議。主場(chǎng)會(huì)議會(huì)展秘書(shū)工作人員應(yīng)有較高的時(shí)間觀念，決不能出現(xiàn)無(wú)故缺席、會(huì)議會(huì)展記錄人員缺席或會(huì)場(chǎng)未及時(shí)布置好等問(wèn)題。
3 會(huì)議會(huì)展的基本作用
①信息溝通，互通情報(bào)。會(huì)議會(huì)展通過(guò)報(bào)告、發(fā)言、討論、交流等形式，相互了解、相互協(xié)調(diào)，克服問(wèn)題認(rèn)識(shí)上的主觀局限性。
②發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)創(chuàng)新。會(huì)議會(huì)展可以體現(xiàn)民主決策的重要意義，聽(tīng)取各種不同意見(jiàn)，集思廣益。
③互促進(jìn)步，人文和諧。會(huì)議會(huì)展是人與人的直接交流，物與物的直接接觸。通過(guò)交流思想，總結(jié)出好與壞，有助于發(fā)揮上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)作用，增進(jìn)同事之間彼此了解，實(shí)現(xiàn)人文和諧，不斷完善會(huì)議會(huì)展成果。
④驅(qū)動(dòng)經(jīng)濟(jì)，促進(jìn)消費(fèi)。會(huì)議會(huì)展形式眾多，形成一種現(xiàn)代化會(huì)議會(huì)展經(jīng)濟(jì)圈。
4 會(huì)務(wù)工作的基本內(nèi)容
4.1 會(huì)議會(huì)展籌備工作
會(huì)議會(huì)展籌備的重點(diǎn)是有亮點(diǎn)、有序、安全、策劃性，必須在會(huì)議會(huì)展前期籌備到位。會(huì)務(wù)策劃工作的完成情況，直接影響整場(chǎng)會(huì)議會(huì)展的成功與否。會(huì)場(chǎng)秘書(shū)組必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議策劃籌備工作，會(huì)議會(huì)展籌備工作主要包括擬定會(huì)議流程、準(zhǔn)備會(huì)議會(huì)展材料、布置會(huì)場(chǎng)。
4.1.1 會(huì)議會(huì)展計(jì)劃書(shū)
會(huì)議會(huì)展議程是一套完整的計(jì)劃書(shū)，依據(jù)會(huì)議會(huì)展主題制定順序計(jì)劃，將其作為會(huì)議會(huì)展討論、解決問(wèn)題的大致安排。計(jì)劃書(shū)需要明確會(huì)議議程的制定程序以及會(huì)議日程的編制方法。制定會(huì)議議程時(shí)，注意將主要的、具有保密內(nèi)容的議程放在最后或者加密，編制普通會(huì)議會(huì)展的會(huì)議日程時(shí)，要明確參加會(huì)議的對(duì)象和議程。
4.1.2 會(huì)議會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)保障
會(huì)場(chǎng)資料包括嘉賓資料（會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)和餐券、小禮品等）、會(huì)務(wù)資料（接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表等）和會(huì)場(chǎng)溝通資料（會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議合同以及相關(guān)資料）。在準(zhǔn)備會(huì)議材料時(shí)，要關(guān)注一些不確定因素。例如，某嘉賓因有另外一個(gè)活動(dòng)不確定能否參加本次表彰會(huì)，在這種情況下，現(xiàn)場(chǎng)秘書(shū)部門(mén)就應(yīng)事先考慮到嘉賓到來(lái)的可能性，即使不來(lái)，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。
4.1.3 會(huì)議會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)布置
會(huì)場(chǎng)是人的第一感觀現(xiàn)場(chǎng)，也是會(huì)議會(huì)展的重要場(chǎng)所，需要根據(jù)會(huì)議會(huì)展的性質(zhì)與規(guī)模進(jìn)行布置，體現(xiàn)出不同的會(huì)議環(huán)境和氣氛。布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，明確主次，分析場(chǎng)所和場(chǎng)景，協(xié)調(diào)裝飾、合理安排會(huì)場(chǎng)，保障布置的科學(xué)性。
4.2 會(huì)議會(huì)展接待工作
4.2.1 文明入場(chǎng)，簽到與引導(dǎo)
會(huì)議會(huì)展簽到要求進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)必須向個(gè)人、組織出示入場(chǎng)券。通常會(huì)議簽到方式有簿冊(cè)式、刷卡刷臉等。在文明組織簽到的同時(shí)，可以縮短入場(chǎng)時(shí)間。會(huì)場(chǎng)公關(guān)人員要做好引導(dǎo)入場(chǎng)工作，方便與會(huì)人員入場(chǎng)入座，更好統(tǒng)籌人員參會(huì)。
4.2.2 加強(qiáng)會(huì)議會(huì)展保障
在會(huì)議會(huì)展進(jìn)行過(guò)程中，要注意安保工作，安排會(huì)議會(huì)展領(lǐng)導(dǎo)講話及嘉賓發(fā)言，做好會(huì)議采集，例如，做好相關(guān)文書(shū)記錄和影像拍攝工作。要求會(huì)務(wù)秘書(shū)人員掌握會(huì)議內(nèi)容主題，領(lǐng)悟會(huì)議精神。此外，在會(huì)場(chǎng)要安排會(huì)議工作人員值班。活動(dòng)期間，可構(gòu)建會(huì)議會(huì)展安保值班體系，由安保部門(mén)中的成員輪流值班，直到活動(dòng)結(jié)束，并且在值班期間做好電話記錄、接待記錄、信息傳遞等。做好后勤服務(wù)部門(mén)主管人員的電話通訊記錄，工作人員不得離崗，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。
4.2.3 做好生活服務(wù)保障
會(huì)議會(huì)展中的生活服務(wù)除了吃、住、行外，會(huì)場(chǎng)上還要保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備好會(huì)議工作材料，如紙張、鉛筆、墨水等，以備臨時(shí)取用。對(duì)嘉賓領(lǐng)導(dǎo)、先進(jìn)人物等，要安排豐富多樣的活動(dòng)。此外，特別注意不同宗教信仰、不同民族風(fēng)情的嘉賓有特殊飲食習(xí)慣與生活習(xí)慣，并給予特別照顧。飲食要健康、衛(wèi)生、可口、品種多、特色突出，有飲食禁忌的人員可單獨(dú)安排菜單，生活保障要有始有終。
4.3 會(huì)后總結(jié)工作
會(huì)議會(huì)展活動(dòng)完畢，標(biāo)志著會(huì)議會(huì)展基本完成。但是并不意味著工作人員的任務(wù)就此結(jié)束，他們由服務(wù)中階段轉(zhuǎn)入會(huì)后總結(jié)階段。組委會(huì)工作人員任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真完成，他們要做好清理撤場(chǎng)工作，做到有始有終。主要包括安排與會(huì)人員返程、清理會(huì)場(chǎng)、整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。
4.3.1 安排與會(huì)人員返程
會(huì)議會(huì)展的參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓離開(kāi)之前應(yīng)預(yù)訂好車(chē)票或機(jī)票，由組委會(huì)工作人員安排好車(chē)輛，確保嘉賓安全到達(dá)車(chē)站或機(jī)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)善后工作包括及時(shí)清退客房和會(huì)議會(huì)展場(chǎng)所、歸還借用的物品、清理會(huì)場(chǎng)、結(jié)算賬目并向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)等。其中，組委會(huì)秘書(shū)要考慮到嘉賓返程途中可能遇到的特殊情況，如因惡劣天氣或自然災(zāi)害等導(dǎo)致嘉賓滯留，此時(shí)妥善安排好滯留人員的臨時(shí)住宿，并做好登記工作。
4.3.2 整理會(huì)議會(huì)展資料
在做好資料發(fā)放和拍攝記錄工作的基礎(chǔ)上，將會(huì)議會(huì)展中所產(chǎn)生的問(wèn)題記錄和會(huì)后得出的結(jié)果記錄留存。收集的資料主要有：宣傳交流記錄、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、新聞報(bào)道材料等。收集資料做到及時(shí)登記、手續(xù)完備。完成所有收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。
4.3.3 會(huì)務(wù)工作總結(jié)反饋
召集會(huì)議會(huì)展工作人員，對(duì)本次會(huì)議工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)反饋，做到主題明確、內(nèi)容豐富，肯定成績(jī)的同時(shí)，分析不足和問(wèn)題，并對(duì)支持會(huì)議會(huì)展工作的有關(guān)部門(mén)和個(gè)人表示感謝，檢查會(huì)議精神貫徹執(zhí)行情況，做好反饋工作。為此，會(huì)議會(huì)展工作人員要高度重視會(huì)議會(huì)展的總結(jié)反饋工作。通過(guò)工作總結(jié)反饋?zhàn)寱?huì)務(wù)組織工作人員積累經(jīng)驗(yàn)、提高綜合能力，培養(yǎng)互相配合、協(xié)同合作的良好作風(fēng)。會(huì)務(wù)組委會(huì)負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)展的主導(dǎo)、策劃、管理和安排，是會(huì)議開(kāi)辦的先決條件。成功的會(huì)務(wù)組織協(xié)調(diào)工作，能夠保證會(huì)議會(huì)展圓滿完成。反之，會(huì)務(wù)組織工作不力，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議會(huì)展的失敗。總之，會(huì)議會(huì)展工作涵蓋理論知識(shí)和會(huì)務(wù)技巧，是一門(mén)系統(tǒng)性科學(xué)。
